L5 Kompetansestyring

Kompetansestyringsverktøyet er tett integrert i Moodle, og bygger på standardfunksjonen «Læringsutbytte» som i vår sammenheng er omdøpt til «Sertifiseringer» eller «Godkjenninger», litt avhengig av bedriftens ønsker for navngiving. I denne veilederen bruker vi både «Sertifiseringer» og «Godkjenninger» som begreper - de betyr det samme.

L5 gjør at all fullført kompetansebygging som er knyttet til sertifiseringer registreres automatisk.

  • Sertifiseringer: Angis i kurs og knyttes til aktiviteter i kurset som skal gjennomføres
  • Varighet: En angir da varighet for en kompetanse i måneder og straks det er gått lenger tid enn dette siden forrige godkjenning av kompetansen, vil systemet vise dette som utløpt og en må godkjennes på nytt. Dette kan gjøres ved å ta kurset på nytt, en test på nytt osv.
  • Jobbroller: En bruker kan dermed ha en eller flere jobbroller i egen profil. Jobbrollene er knyttet til kompetanser, slik at hvis du for eksempel har jobbrollen ”Saksbehandler enkeltvedtak”, vil du automatisk få opp alle kursene som er knyttet til denne jobbrollen og kan starte kursene direkte.
  • Godkjenning: Her kobles jobbroller med kompetanser og varigheten for dem angis. En kan ha så mange jobbroller en vil for hver kompetanse.
  • Organisasjonsstruktur: En kan bygge en komplett organisasjonsstruktur i 5 nivåer, der de to nederste nivåene er arbeidssted og ansatte.
    • Ledere: Legges rett inn på det org-elementet de er leder for. De får automatisk tilgang til eget nivå, samt alle underliggende nivåer. Mer enn en leder kan legges til.
    • Rapporttilgang: Legges rett inn på det org-elementet de skal kunne rapportere på. Får også tilgang til alle underliggende org-nivåer. Mer enn en rapportør kan legges til.
  • Arbeidssted: En medarbeider oppgir ved registrering hvor vedkommende arbeider (eller dette hentes fra andre systemer automatisk). Denne informasjonen gir mulighet for en leder til å hente ut rapporter på kompetansestatus på de forskjellige nivåene.
  • Kompetanserapporter: Hvem som skal ha tilgang til rapporter styres av hvor Leder/Rapporttilgang er lagt inn i org-strukturen.
    • En leder/rapporttilgang på Nivå 0 ser alle arbeidssteder og medarbeidere på den grenen en selv er lagt til på med leder/rapporttilgang.
    • En leder/rapporttilgang på Nivå 1 ser alle arbeidssteder og medarbeidere på den grenen en selv er lagt til på med leder/rapporttilgang.
    • En leder/rapporttilgang på Nivå 2 ser alle arbeidssteder og medarbeidere på den grenen en selv er lagt til på med leder/rapporttilgang.
    • En leder/rapporttilgang på Nivå 3 ser alle arbeidssteder og medarbeidere på den grenen en selv er lagt til på med leder/rapporttilgang.
    • En leder/rapporttilgang på Nivå 4 ser alle medarbeidere på eget arbeidssted
  • Org-superbrukere
    • Her legger en inn alle som skal ha org-superbrukertilgang til en del av org-strukturen med tilhørende jobbroller.

Sertifiseringsmål

Moodle har som standard "Outcomes", eller "Læringsutbytte" som standardoversettelsen heter. Denne benyttes i skolesektoren til å importere læringsmål og koble dem til kurs og læringsaktiviteter for på den måten få oversikt over hvilke læringsmål som er dekket opp. For bedrifter og organisasjoner er ikke dette nok siden vi også har behov for å knytte dette til jobbroller og varighet. Moodles Outcomes er derfor "Sertifiseringsmål"/"Godkjenninger" i vår sammenheng.

Du kan lage så mange sertifiseringer du har behov for. Et sertifiseringsmål består av en beskrivende tittel, f.eks. "Godkjent Ambulansearbeider 1", og en mer utfyllende beskrivelse av hva denne sertifiseringen er for noe.

Normalt er et sertifiseringsmål koblet til mer enn ett enkelt kurs. I Sertifiseringsmåloversikten vises hvor mange kurs som er koblet til akkurat dette sertifiseringsmålet. Samtidig er det også slik at ett enkelt kurs kan være koblet til mer enn et sertifiseringsmål. Når dette kurset er registrert fullført er det også fullført i alle tilhørende sertifiseringsmål.

Der er kun portaladministratorer som kan legge til nye godkjenninger.

Koble sertifiseringer til kurs

  • Gå til kurset som skal kobles til sertifiseringsmålet.
  • Klikk på Administrasjon > Kursadministrasjon > Sertifiseringsmål
  • Velg sertifiseringen fra menyen og klikk "Legg til".

 

Koble sertifiseringer til aktiviteter i kurs

Dette er mest aktuelt når du har flere sertifiseringsmål på ett kurs og ønsker å vise hvilke deler av kurset som hører til hvilke sertifiseringsmål. Du behøver altså IKKE koble sertifiseringsmålene til hver læringsaktivitet i kurset om du ikke har behov for det.

... men hvis du har behov, gjør du slik:

  • Klikk på ønsket aktivitet i kurset.
  • Klikk på "Endre innstillinger" for denne aktiviteten.
  • Gå til seksjonen for Sertifiseringsmål
  • Merk av hvilke av de tilkoblede sertifiseringsmålene som skal kobles til denne aktiviteten.
  • Lagre innstillingene.


I sertifiseringsmåloversikten vil nå se at telleren øker med -1- for hvert kurs som legges til. Når det er gått en tid husker du kanskje ikke lenger hvilke kurs som er koblet til denne sertifiseringen? Vi har tenkt på dette også og har en rekke rapporter du kan kjøre som viser deg hvilke kurs et sertifiseringsmål inneholder, pluss mye annet. Vi har samlet disse rapportene under "Ad hoc-rapporter"

Jobbroller

Jobbroller er sentralt i L5 Kompetansestyring (L5). Alle som har et arbeidssted har også en eller flere jobbroller som beskriver arbeidet de er ansvarlige for å utføre. Det er sjelden slik at en har kun en jobbrolle, ofte utfører samme medarbeider flere forskjellige jobbroller. Når sertifiseringsmålene kobles med jobbroller og varighet får vi en Godkjenning. Medarbeidere med disse jobbrollene i egen profil vil da automatisk få opp de Godkjenningene med tilhørende kurs en må ta for å fullføre/vedlikeholde egne godkjenninger for arbeidet en utfører.

For å legge til en ny jobbrolle må du gå til Navigasjon > Min Side > Jobbroller og trykke på "Legg til ny jobbrolle".

Du vil nå få opp et skjema med følgende felt som må fylles ut:

Navn på jobbrolle

  • Navn på jobbrolle - Skriv navnet på jobbrollen
  • Kommunenummer - Skriv inn kommunenummeret der jobbrollen skal brukes

Koblet med

  • Nivå 0 - Fyll inn korrekt nivå 0, ikke velg noe dersom du ønsker at jobbrollen skal være tilgjengelig for alle brukerne på portalen.
  • Nivå 1 - Fyll inn korrekt nivå 1, ikke velg noe om du ønsker at jobbrollen skal være tilgjengelig for alle brukerne innenfor valgt nivå 0
  • Nivå 2 - Fyll inn korrekt nivå 2, ikke velg noe om du ønsker at jobbrollen skal være tilgjengelig for alle brukerne innenfor valgt nivå 1
  • Nivå 3 - Velg alle arbeidsstedene der du ønsker at jobbrollen skal være i bruk

Relaterte godkjenninger

  • Velg tilhørende godkjenning(er) - Her velger du hvilke godkjenninger du ønsker at skal være knyttet til den aktuelle jobbrollen. Godkjenningene fylles opp med kurs og du kan dermed enkelt se hvem det er som har gjennomført alle kursene og hvem som ikke har gjort det.

Det er ikke nødvendig å fylle ut informasjon om alle nivåene jobbrollen hører til. Dersom du ønsker at en jobbrolle skal være felles for alle sektorer og arbeidssteder fra nivå 2 og nedover fyller du bare ut for nivå 0 og nivå 1. F.eks. vil en jobbrolle være mulig å velge for alle i Lillehammer om du fyller inn Oppland på nivå 0, Lillehammer på nivå 1 og ingenting på de andre nivåene.

Redigere jobbroller

For å gjøre dette må du gå til Navigasjon > Min Side > Jobbroller og trykke på tannhjulet bak den jobbrollen du ønsker å redigere. Du vil da få opp det samme skjemaet som når du opprettet jobbrollen, og du kan enkelt endre på de feltene du ønsker.

Oppsett av org-struktur

Dersom dere ikke har automatisk synkronisering av org-struktur må denne settes opp manuelt. Det må gjøres av en org-superbruker. Vanligvis vil org-superbrukeren ha fått denne rollen på nivå 1, men noen ganger kan den tildeles på høyere eller lavere nivå.

Vi anbefaler at man bruker virksomhetens org-nummer i feltet "Virksomhetsnummer" i org-strukturen.

Eksempler på hva som skal hvor i org-strukturen:

* nivå 0 (departement) - KMD, Kunnskapsdepartementet
* Nivå 1 (direktorat/departement) - DIFI, DSS, Kunnskapsdepartementet
* Nivå 2 (avdeling) - Fellesadministrasjonsavdelingen, Informasjons- og kommunikasjonsteknologiavdelingen
* Nivå 3 (arbeidssted) - Brukerservice, Tjenesteproduksjon 

De avdelingene/arbeidsstedene som ligger i selve departementet vil ha departementet både på nivå 0 og 1.

Legge til nytt organisasjonsledd

Gå til Navigasjon > Min side > Organisasjonsstruktur. Trykk på knappen "Legg til nytt element" under det nivået du ønsker å legge til ett nytt organisasjonsledd. Merk at du må ha valgt de overordnede leddene først for å få lov til dette. Altså må du legge leddet på nivå 0 og 1, før du kan legge til et nytt element på nivå 2.

Når du legger til et nytt element må du fylle inn feltene "Nytt element" og "Kommunenummer".

Dersom elementet du skal opprette allerede er opprettet velger du det fra nedtrekksmenyen "Eksisterende elementer".

Via fil

Følg samme fremgangsmåte som når du oppretter elementer manuelt, men i stedet for å trykke på knappen "Legg til nytt element", trykker du på lenken "importer nivå x".

Når du skal laste opp filen må du først velge hvilket nivå du skal laste opp til, og så velge eventuelle overordnede nivåer. Filen med elementene lastes opp i filvinduet på vanlig måte. Når alt dette er gjort trykker du på "Importer"-knappen.

Filen bør lagres i .txt eller .csv-format for at den skkal bli lastet opp. Filen skal bestå av to kolonner: company og industry. Det er best å bruke semikolon som skilletegn. Se eksempel under på hvordan en fil kan se ut:

company;industry
Lillehammer;0501
Gjøvik;0502
Dovre;0511
Lesja;0512
Skjåk;0513

Redigere eller fjerne elementer

Gå til Navigasjon > Min side > Organisasjonsstruktur. Velg elementet du ønsker å redigere eller fjerne ved å bla deg nedover i organisasjonsstrukturen. Når du har valgt elementet trykker du på en av knappene "Endre navn på valgte element" eller "Slett valgt element" for å henholdsvis redigere eller fjerne elementet. Når du redigerer elementet kan du bare endre navn og kommunenummer, du kan ikke endre det overordnede nivået.